Datenschutzhinweise Verwendung MS Teams

Belehrung zur Datenverarbeitung (Einwilligung)

zur Transkription und zum Einsatz des Copilot Facilitator in Microsoft Teams

Die Deutsche Pfandbriefbank AG (nachfolgend: „pbb“) beabsichtigt, Microsoft Teams Meetings aufzuzeichnen und mittels künstlicher Intelligenz („KI“) hieraus wortgetreue Transkriptionen erstellen zu lassen. Dadurch soll es der pbb ermöglicht werden, Ton- und Inhaltsdaten von Meetings und allen an diesen teilnehmenden Personen aufzuzeichnen und anschließend automatisiert – KI-basiert transkribieren zu lassen. Aus dem Transkript werden zusätzlich KI-basiert ggf. Kurzprotokolle, Zusammenfassungen, To-Do’s (zusammenfassend nachfolgend „Protokolle“) erstellt.

Ergänzend beabsichtigt die pbb, nach entsprechender Einwilligung der Teilnehmenden den Copilot Facilitator einzusetzen. Dieser begleitet Microsoft-Teams-Besprechungen KI-gestützt und erstellt während des Besprechungsverlaufs insbesondere Notizen, Zusammenfassungen, Aufgaben und sonstige Dokumentationen, die nachfolgend ebenfalls zusammenfassend als „Protokolle“ bezeichnet werden. Der Copilot Facilitator wird ausschließlich gemeinsam mit der Transkriptionsfunktion und dem hierfür eingerichteten Zustimmungsprozess eingesetzt.

Mit der Transkription und dem Einsatz des Copilot Facilitator werden folgende Zwecke verfolgt:

  • Erstellung von Transkriptionen und Protokollen;
  • Sicherstellung einer vollständigen und sachgerechten Nachbereitung des Meetings;
  • Nachvollziehbarkeit betrieblicher Entscheidungen;
  • Verbesserung der Nachvollziehbarkeit von Besprechungsergebnissen;
  • Unterstützung der internen Zusammenarbeit und Wissensdokumentation.

Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

Eine Nutzung zu anderen Zwecken, insbesondere zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle, erfolgt nicht. Auch ein sog. Profiling oder eine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO erfolgt nicht.

Ihre entsprechende Einwilligung vorausgesetzt, würden wir die nachfolgenden personenbezogenen Daten von Ihnen für die Erstellung eines Transkriptes mit ggf. automatisierter Zuordnung von Sprecherbeiträgen und der Protokolle verarbeiten:

  • Ihr gesprochenes Wort (Audio);
  • Ihr Microsoft Nutzer-Profil (inkl. Name);
  • und innerhalb von MS-Teams geteilte Inhalte.

Beim Einsatz des Copilot Facilitator werden die vorstehend für die Erstellung des Transkripts und der Protokolle genannten personenbezogenen Daten verarbeitet. Soweit dies zur Erstellung KI-generierter Notizen, Zusammenfassungen, Aufgaben oder Protokolle erforderlich ist, können außerdem folgende Inhalte einbezogen werden:

  • Inhalte des Besprechungschats; 
  • Inhalte der Besprechungseinladung beziehungsweise Agenda; 
  • Besprechungsnotizen; 
  • ausdrücklich referenzierte Inhalte.

Im Rahmen der Sprechererkennung kann eine Verarbeitung von stimmbezogenen Merkmalen erfolgen. Dabei handelt es sich um eine technisch erforderliche Verarbeitung zur Erstellung der Transkription und Zuordnung von Beiträgen, nicht jedoch um eine gesonderte biometrische Identifikation. Die KI wertet das Gespräch/ Transkript technisch aus, um automatisch Protokolle zu erstellen. Ihre Sprachdaten werden nur hierfür genutzt und anschließend gelöscht, sobald sie nicht mehr erforderlich sind. Es werden keine dauerhaften Stimm- oder biometrischen Profile gespeichert.

 

Wichtige Hinweise:

Übermittlungen:

Eine Weitergabe Ihrer Daten durch uns erfolgt innerhalb des Unternehmens nur an die Abteilungen, die diese innerhalb der vorgenannten Zwecke zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen. Darüber hinaus erhalten externe Stellen Ihre Daten ausnahmslos nur dann, wenn diese von uns auf ihre Pflichten als Auftragsverarbeiter vertraglich verpflichtet wurden (Art. 28 DS-GVO) und gewährleisten, dass sie Ihre Daten gemäß unseren Weisungen verarbeiten. Für die Transkription und den Einsatz des Copilot Facilitator wird Microsoft als Auftragsverarbeiter eingesetzt.
Die im Rahmen der Transkriptionsfunktion verarbeiteten personenbezogenen Daten werden grundsätzlich innerhalb der EU bzw. des EWR gespeichert. Im Rahmen von Betrieb, Support und Wartung von Microsoft Teams kann jedoch ein Zugriff auf personenbezogene Daten aus Drittländern, insbesondere den USA, nicht ausgeschlossen werden. Etwaige Drittlandübermittlungen erfolgen ausschließlich unter Einhaltung der Art. 44 ff. DSGVO und auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission sowie ergänzender Schutzmaßnahmen.

Eine sonstige Übermittlung der Transkripte oder Protokolle an Dritte erfolgt nicht.

 

Speicherdauer:

Transkripte:

  • Transkripte werden 10 Tage nach Ende der Besprechung automatisiert gelöscht. Die technische Umsetzung erfolgt über die hierfür eingerichtete Teams- beziehungsweise Microsoft-Purview-Richtlinie. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder wirksame Aufbewahrungs- und eDiscovery-Sperren können einer früheren endgültigen Löschung entgegenstehen.

Abgeleitete Protokolle: 

  • Aus dem Transkript erstellte Protokolle, Zusammenfassungen, To-do-Listen und sonstige Besprechungsdokumentationen werden ebenfalls 10 Tage nach Ende der Besprechung gelöscht. Die Löschung der Protokolle erfolgt nicht automatisch durch die Löschung des zugrunde liegenden Transkripts. Sie muss daher für den jeweiligen Speicherort gesondert technisch oder organisatorisch umgesetzt werden, beispielsweise durch eine Microsoft-Purview-Richtlinie oder durch eine dokumentierte manuelle Löschung durch den verantwortlichen Fachbereich. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder wirksame Aufbewahrungs- und eDiscovery-Sperren können einer früheren endgültigen Löschung entgegenstehen. Wird ein Protokoll ausnahmsweise als aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlage benötigt, sollte es vor Ablauf der 10 Tage in den hierfür vorgesehenen Fachprozess übernommen werden. Ab diesem Zeitpunkt gilt dessen fachliche Aufbewahrungsfrist. 

Aufzeichnung (Audio):

  • Das aufgezeichnete gesprochene Wort wird nach Erstellung des Transkripts automatisch gelöscht. Eine weitergehende Speicherung von Audiodaten erfolgt nicht. Eine dauerhafte Speicherung Daten findet nicht statt. Etwaige stimmbezogene Merkmale werden ausschließlich temporär zur Transkription verarbeitet und nicht gesondert gespeichert. 
    Speicherort:
    Bei privaten Meetings, Ad-hoc-Meetings oder geplanten Besprechungen wird das Transkript zusammen mit der Aufzeichnung im OneDrive des Organisators gespeichert. Die Dateien befinden sich im Ordner „Recordings“.
    Findet das Meeting in einem Teams-Kanal statt, wird das Transkript im zugehörigen SharePoint-Teamstandort gespeichert, im Ordner „Documents/Recordings“.
    Vom Copilot Facilitator erstellte Notizen, Zusammenfassungen, Aufgaben und sonstige Protokolle können insbesondere im Besprechungschat, in der Besprechungszusammenfassung oder in den zugehörigen Microsoft-Loop-Besprechungsnotizen gespeichert werden.

Freiwilligkeit:

Die pbb würde sich freuen, wenn Sie uns Ihre Einwilligung für die Transkription und den Einsatz des Copilot Facilitator erteilen würden. Ihre Einwilligung erfolgt freiwillig. 

Sofern Sie Mitarbeiter der pbb sind, gilt: 

  • Sollten Sie nicht einwilligen, entstehen Ihnen keine Nachteile oder Beeinträchtigungen. Sie sind arbeitsvertraglich nicht verpflichtet, hier einzuwilligen. Jedwede (versuchte) Einflussnahme auf Ihre Entscheidung durch Vorgesetzte, Kollegen oder sonstige Personen ist unzulässig. Sollten Sie so etwas erfahren haben, geben Sie diese Einwilligung nicht ab. Es gelten die jeweils gültigen betrieblichen Regelungen, insbesondere eine Betriebsvereinbarung zum Copiloten; in dieser ist auch der hier genannte Grundsatz der Freiwilligkeit verankert. 
  • Sollten Sie nicht einwilligen, sind Sie berechtigt, jedem Meeting mit eingeschalteter Transkription oder aktiviertem Copilot Facilitator fernzubleiben und/oder dieses nach Aktivierung einer dieser Funktionen zu verlassen. Eine Anwesenheit ist arbeitsvertraglich nicht geschuldet.
  • Ebenso wenig verpflichtet Sie diese Einwilligung zur Teilnahme an Meetings mit eingeschalteter Transkription oder aktiviertem Copilot Facilitator. 

Sollten Sie trotz erteilter Einwilligung der Auffassung sein, dass bestimmte Inhalte nicht durch die Transkriptionsfunktion oder den Copilot Facilitator verarbeitet werden sollen, fordern Sie über den Microsoft-Teams-Chat die Deaktivierung der jeweiligen Funktion oder verlassen Sie das Meeting. 

Sofern Sie externer Teilnehmer sind, beachten Sie bitte die ggf. einschlägigen Policies und Anweisungen Ihres Arbeitgebers.

Technische Folgen Ihrer Nichteinwilligung:

Wenn Sie der Transkription und dem damit verbundenen Einsatz des Copilot Facilitator nicht zustimmen, können Sie weiterhin passiv am Meeting teilnehmen. Nach der von Microsoft beschriebenen Funktionalität nehmen Sie dann im Ansichtsmodus („View-only“) teil. Microsoft wird Sie dann als „View-only“ trotzdem teilnehmen lassen, dies bedeutet nach der von Microsoft beschriebenen Funktionalität:

  • Der Teilnehmer kann das Meeting weiterhin verfolgen (nur Ansicht). 
  • Er kann nicht sprechen bzw. sich nicht entstummen. 
  • Er kann keine Kamera aktivieren. 
  • Er kann keinen Bildschirm oder Inhalte freigeben.

Widerruf Ihrer Einwilligung:

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit nachträglich, zum Beispiel durch eine E-Mail, gegenüber dem Meeting-Organisator widerrufen. Die bereits erfolgten Verarbeitungen bleiben rechtmäßig. 

[Hinweis: Nach 10 Tagen erfolgt eine automatisierte Löschung im Ordner des Organisators oder im SharePoint des Teamstandortes statt.]

Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, jederzeit eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten verarbeiten und das Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO, § 34 BDSG) über diese personenbezogenen Daten. Daneben steht Ihnen das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO, § 35 BDSG) und Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DS-GVO) 

Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich im Falle von Datenschutzverletzungen bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DS-GVO, § 19 BDSG)

Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, jederzeit eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten verarbeiten und das Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO, § 34 BDSG) über diese personenbezogenen Daten. Daneben steht Ihnen das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO, § 35 BDSG) und Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DS-GVO) 

Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich im Falle von Datenschutzverletzungen bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DS-GVO, § 19 BDSG).

Zusammenfassung Einwilligungsbelehrung

Dieses Meeting soll transkribiert und durch den Copilot Facilitator KI-gestützt begleitet werden. Dabei werden Ihr gesprochenes Wort sowie Besprechungsinhalte verarbeitet, um ein Transkript sowie KI-generierte Notizen, Zusammenfassungen, Aufgaben und Protokolle zu erstellen. Ihre Sprachdaten werden nur hierfür genutzt und anschließend gelöscht. Dies ist nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich.

Es werden keine dauerhaften Stimm- oder biometrischen Profile gespeichert.

Ihre Einwilligung ist freiwillig. Sofern Sie Mitarbeiter der pbb sind, kann sie verweigert werden, ohne dass Ihnen Nachteile oder Beeinträchtigungen entstehen. Die Freiwilligkeit ist für Mitarbeiter der pbb über eine Betriebsvereinbarung gesichert. Der jederzeitige Widerruf ist möglich.